Dispersión de pagos y su contabilización

Con CONTPAQi® Bancos 13.0.1

A partir de la versión 13.0.1 de CONTPAQi® Bancos, contamos con el proceso “Dispersión de pagos y su Contabilización”. La dispersión del pago es la capacidad de un documento bancario de pagar o realizar pagos parciales a diferentes facturas. Descubre cómo hacer tu contabilización considerando lo efectivamente pagado y cobrado, y cancelando las provisiones de los movimientos.

Te explicamos cómo en este video:

Puedes ver la transcripción al final del blog.

Revisa todos los detalles en la Carta Técnica de CONTPAQi® Bancos 13.0.1.

Beneficios

• Podrás contabilizar tus documentos bancarios desde CONTPAQi® Bancos a partir de los CFDI de facturas y pagos relacionados.

• Los impuestos se calculan obteniéndolos del XML, el desglose de IVA se asegura que los importes sean los adecuados.

• En pagos, los impuestos se contabilizan de lo efectivamente pagado o cobrado.

• Se cancelan automáticamente las provisiones de cada uno de los movimientos que lo requieran.

• Puedes contabilizar varios XML de la misma manera en una sola vez.

• Utiliza el configurador de asientos contables para definir la forma en que vas a contabilizar tus documentos.

• Realiza fácilmente el control de gastos de los colaboradores de la empresa.

• Agiliza la creación de pólizas a partir del CFDI y optimiza tu proceso contable.

Transcripción

A partir de la versión 13.0.1 de CONTPAQi® Bancos, contamos con el proceso “Dispersión de pagos y su Contabilización”. La dispersión del pago es la capacidad de un documento bancario de pagar o realizar pagos parciales a diferentes facturas. La finalidad de realizar el proceso de dispersión es para que hagas la contabilización de tus documentos de acuerdo a los importes de tus comprobantes, considerando lo efectivamente pagado y cobrado, y cancelando las provisiones de los movimientos. Y podrás pagar o abonar el importe del documento bancario repartiéndolo en los diferentes CFDI asociados al documento.

¿Acostumbras pagarles a tus proveedores y registrar manualmente tus movimientos contables para cancelar las provisiones con base en lo que efectivamente estás pagando? Esto podrás hacerlo ahora de forma automática con la dispersión de pagos de CONTPAQi® Bancos; la ventaja es que el proceso incluye desde pagar parcialidades, o hacer pagos de contado de tus comprobantes, hasta reflejar dichos movimientos en tu póliza.

Y lo que se va a contabilizar son los importes de cada pago parcial o total de la factura, y vas a obtener los impuestos correspondientes de cada uno de los comprobantes o facturas.

Pues ya sabemos qué importe estamos pagando de la factura y qué impuestos debemos cancelar, en el caso de los impuestos provisionados (o IVA pendiente por pagar o por cobrar) y al hacer el pago y contabilizarlo, estos importes se generan como IVA cobrado o IVA pagado. ¡Y esto es lo que se va a declarar al SAT!

Lo primero que necesitas antes de iniciar el proceso de dispersión, es asegurarte de haber cargado al “Administrador de Documentos Digitales” —o al “ADD”— tus CFDI o archivos XML de facturas y pagos; y habilitar el manejo de IVA en la redefinición de la empresa. Esto lo hacemos desde la pestaña “IVA”, pues será necesario para efectuar el desglose de IVA en tus documentos.

De manera general, el proceso consiste en llevar a cabo los siguientes pasos:

Capturar el documento bancario,Asocia los CFDI a contabilizar,Realiza la dispersión del pago y contabiliza.

Para lograr esto, CONTPAQi® Bancos cuenta con el módulo “Contabilizar CFDI”, en el menú “Contabilidad”, con estas opciones. El “Configurador de asientos contables” cuenta con una barra de herramientas con diferentes opciones y secciones para definir tu asiento contable y encabezado de la póliza, así como la configuración de movimientos contables. Cada empresa contará con los asientos contables predefinidos: “9 Cobro a Clientes vía REP” y “10 Pago a proveedores vía REP”, para configurarlos y utilizarlos según tus necesidades.

Al presionar el botón “Nuevo”, podrás crear nuevos asientos contables desde cero, capturando su nombre correspondiente o a partir de las plantillas 9 y 10, las cuales te servirán de base para general el nuevo asiento contable. Si tus empresas de CONTPAQi® Contabilidad y CONTPAQi® Bancos están en una misma instancia, todos los asientos contables que configuren en CONTPAQi® Bancos podrán verse en el sistema contable, y modificarlos en caso necesario. Además, si cuentas con el sistema CONTPAQi® Contabilidad —y ya tienes asientos configurados en dicho sistema— y deseas utilizarlos en CONTPAQi® Bancos, podrás hacerlo habilitando la opción “Usar asiento en CONTPAQi® Bancos” desde tu sistema contable.

Para editar o agregar movimientos en el asiento contable, haz doble clic en el área de “Movimientos” y se mostrará esta ventana. Si la cuenta contable no cambia con cambia con cada CFDI, por ejemplo para el IVA acreditable (IEPS u otro) puedes utilizar la cuenta fija del catálogo de cuentas presionando la tecla F3 del campo “Cuenta”.

También puedes usar la cuenta en base a segmentos de cuenta cuando la cuenta requiere tomarse de un valor que tiene el XML o usando una cuenta mixta. En los campos “Cargo” y “Abono” podrás indicar el importe que se tomará del CFDI para poder registrar el movimiento. Y una vez que configuraste tus asientos contables, deberás indicarle al sistema de dónde se tomarán dichos asientos contables al momento de generar el documento bancario. Las opciones son: por cliente o proveedor, por tipo de documento, y seleccionar el asiento contable al capturar el documento. Si necesitas configurar un asiento contable específico para cada cliente o proveedor, define el asiento en el beneficiario o proveedor, así cómo en el pagador o cliente, seleccionando el cliente o proveedor, y en la pestaña “Contabilidad”, haz clic en el “Asiento”, presiona F3 y selecciona el asiento contable que le corresponda.

Si prefieres configurar el asiento contable por tipo de documento, define el asiento contable desde el menú “Configuración”, submenú “Tipos de documento” y selecciona el tipo de documento deseado. En la pestaña “Contabilidad”, haz clic en la opción “Contabilizar usando la prepóliza o el asiento contable del tipo de documento”. Haz clic en el “Asiento”, presiona F3 y selecciona el asiento contable que le corresponda. Y si no deseas definir previamente tu asiento contable, pero lo quieres utilizar al registrar tus documentos bancarios, puedes seleccionar la opción “Seleccionar la prepóliza o el asiento contable al capturar movimientos”. Toma en cuenta que a diferencia de las prepólizas para los asientos contables no contabilizamos usando categorías.

Para poder realizar la dispersión del pago, se agregó la pestaña “5. CFDI” en los documentos bancarios: Cheques, Egresos, Ingresos e Ingresos no depositados; dónde podrás ver la información de los CFDI asociados al documento para que puedas capturar el importe del pago correspondiente a cada comprobante asociado, consultando el saldo del comprobante existente en CONTPAQi® Bancos. Usa esta opción cuando quieras saldar de forma automática las facturas que te sea posible pagar con el importe del documento bancario, ya sea de forma total o parcial y desde la más antigua hasta la más reciente.

Las reglas de negocio que debes considerar son las siguientes:

La columna “Total (MXN)" mostrará el importe total del CFDI asociado al documento bancario.El importe del pago no debe exceder del total de la factura o CFDI asociado al documento.Si la factura asociada al documento ya está saldada en CONTPAQi® Bancos, el sistema enviará un mensaje indicando que la factura ya se encuentra saldada y no será posible agregar una dispersión.La suma de los pagos no debe ser mayor al importe del pago o del cheque.

Para realizar la dispersión del pago, primero captura los datos del documento y haz clic en el botón “ADD”, selecciona la opción “Pagar CFDI” para asociar los CFDI a contabilizar. Selecciona los CFDI que quieres asociar y presiona el botón “Asociar”; observa que los CFDI asociados se muestran en color verde, lo que significa que ya están asociados. Presiona el botón “Cerrar” para salir del visor y continuar con la dispersión del pago.

Se abrirá el documento bancario y te posicionará en la pestaña “5. CFDI” para que en la columna “Pago (MXN)” captures el importe del pago correspondiente a cada CFDI asociado. Cómo puedes ver, ya capturamos el importe del pago que corresponde a cada CFDI y que vamos a contabilizar. Solo recuerda que el total de la dispersión debe corresponder con el importe del documento bancario. Una vez capturados los importes podrás contabilizar el documento desde el botón “Póliza”. Tendrás opción de contabilizar “Por Prepóliza” o “Por Asiento Contable”, en este caso, seleccionaremos la segunda opción, y deberás indicar el asiento contable que utilizarás; podrás buscarlo presionando el botón F3, y una vez seleccionado, presiona el botón “Aceptar”.

Se desplegará la póliza generada de acuerdo a la configuración que tengas en tu asiento contable y podrás revisarla para asegurarte de que la información sea correcta. Una vez realizado esto, presiona el botón “Guardar”. Al guardar la póliza, se desplegará la ventana “Asociar movimiento a proveedor” con sus importes correspondientes; solo deberás revisar que estos sean correctos y presionar el botón “Aceptar” para finalizar. Una vez que contabilizas los CFDI del pago, la información de la pestaña “5. CFDI” será de lectura para que ya no sea editable, a menos que borres la póliza para hacer correcciones o modificaciones.

¡Gracias por revisar esta información! Esperamos que te sea útil, y disfrutes de los beneficios de esta nueva característica del sistema.